Personvernerklæring

Grupper av personer som Folketrygdfondet kan ha personopplysninger om:

ansatte og styremedlemmer i unoterte og børsnoterte selskaper i Norge og i Norden;

medlemmer i valgkomiteer, bedriftsforsamlinger og representantskap i børsnoterte selskaper i Norge og i Norden;

personer i sentrale posisjoner i ulike bedrifter, akademia, offentlig forvaltning, medier, politikk, organisasjoner og samfunnslivet for øvrig;

• avtalemotparter;
• leverandører og underleverandører;
• ansatte hos leverandører og underleverandører;
• tilbydere i offentlige anbudskonkurranser;
• ansatte hos deltakere i offentlige anbudskonkurranser;
• deltakere på Folketrygdfondets arrangementer;
• abonnenter på nyhetsbrev;
• personer som henvender seg til Folketrygdfondet;
• besøkende på våre nettsider; og/eller
  • jobbsøkere

Folketrygdfondet kan også motta personopplysninger om andre personer i enkelte tilfeller;

Folketrygdfondet mottar en redegjørelse fra et selskap, og personopplysninger kan inngå som en del av dette; og/eller  

• en jobbsøker har oppgitt en person som en referanse

Ulike typer personopplysninger som Folketrygdfondet behandler:

• personlige opplysninger som navn og signatur;
• kontaktinformasjon som mobilnummer, epostadresse eller boligadresse;
• opplysning om stilling eller rolle i selskapet den registrerte jobber i;
• opplysninger om utdannelse og arbeidserfaring, for eksempel i form av en Curriculum Vitae («CV»);
• opplysninger den registrerte har gitt om preferanser for ulike typer markedsføring og arrangementer;
• logg med informasjon om telefonsamtaler;  
• andre opplysninger mottatt gjennom Folketrygdfondets ulike kommunikasjonskanaler; og/eller
  • informasjon om besøk på våre nettsider

Fra hvilke kilder Folketrygdfondet innhenter personopplysninger:

• fra den registrerte;
• fra kontaktpersonene eller direkte fra selskapene de jobber for; og/eller
• medier, nettsider og andre offentlige tilgjengelige kilder

Hvilke formål Folketrygdfondet bruker personopplysninger til:

• for å kunne utøve virksomheten slik den følger av Folketrygdfondets mandat for fond under forvaltning;
• for å kunne ha relevant kontakt i tilknytning til Folketrygdfondets virksomhet;
• for å informere om Folketrygdfondets virksomhet ved nyhetsbrev,  
• utsendelse av Folketrygdfondets årsrapport, invitasjoner og lignende;
• for å inngå og gjennomføre avtaler; og/eller
  • for å organisere og gjennomføre ulike arrangementer

Folketrygdfondet behandler personopplysninger på følgende rettslige grunnlag:

• samtykke fra den registrerte til bruk av personopplysningene for et bestemt formål, jf. personvernforordningen artikkel 6.1(a)
• den registrerte har inngått eller vurderer å inngå en avtale med oss om en tjeneste eller et produkt, jf. personvernforordningen artikkel 6.1(b)
• for å oppfylle et rettslig krav, jf. personvernforordningen artikkel 6.1(c), for eksempel i henhold til
  • arkivlova;
  • hvitvaskingsloven;
  • bokføringsloven;
  • verdipapirhandelloven; og
  • EUs personvernforordning (GDPR) og norsk personvernlovgivning
• når det er nødvendig å forfølge en berettiget interesse som Folketrygdfondet har, jf. personvernforordningen artikkel 6.1(f), for eksempel i forbindelse med Folketrygdfondets eierskapsutøvelse, for dokumentasjons- og sikkerhetsformål, for å styrke IT- og betalingssikkerhet og for formål knyttet til markedsføring.

Særlige kategorier personopplysninger («sensitive personopplysninger»):

Folketrygdfondet behandler i utgangspunktet ikke sensitive personopplysninger, men behandler følgende personopplysninger som i enkelte tilfeller kan omfatte sensitive personopplysninger:

• spesielle hensyn til diett i forbindelse med arrangementer; kan inkludere opplysninger om helse
  For de tilfellene der det er en risiko for at det vil kunne behandles sensitive personopplysninger, vil Folketrygdfondet benytte samtykke jf. personvernforordningen artikkel 6.1(a) som rettslig grunnlag.

Tredjeparter som Folketrygdfondet deler personopplysningene dine med:

Folketrygdfondet deler personopplysninger med følgende type tredjeparter:

• regnskapsfører, revisorer og konsulenter; og
• underleverandører som har inngått databehandleravtale med Folketrygdfondet

Overføring til land og/eller internasjonale organisasjoner utenfor EU/EØS: 
Enkelte tredjeparter som Folketrygdfondet deler personopplysninger med kan befinne seg utenfor EU/EØS. Når Folketrygdfondet overfører personopplysninger til tredjeparter utenfor EU/EØS, påser Folketrygdfondet at personopplysningene og personvernrettigheteene blir forsvarlig sikret gjennom å:

• sørge for at det foreligger en tilstrekkelighetsbeslutning fra EU-kommisjonen; eller
• bruke standardkontrakter godkjent av EU-kommisjonen eller Datatilsynet

Hvor lenge lagrer Folketrygdfondet personopplysningene:

Folketrygdfondet lagrer personopplysninger så lenge det foreligger et rettslig grunnlag og så lenge det er nødvendig for å gjennomføre det formålet som personopplysningene ble samlet inn for.

Folketrygdfondet har arkivplikt etter arkivloven § 6. Det innebærer blant annet at saksdokumenter overføres til Arkivverket og lagres i et arkiv på ubestemt tid i tråd med arkivloven § 10. Behandlingsgrunnlag er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (c), at behandlingen er nødvendig for å etterleve rettslige forpliktelser.

De registrertes rettigheter:

a)    Rett til innsyn i egne personopplysninger

Registrerte kan be om få innsyn i personopplysningene Folketrygdfondet behandler om vedkommende, hvor personopplysningene er hentet fra, formålet med behandlingen, hvor lenge Folketrygdfondet lagrer personopplysningene og i hvilken grad Folketrygdfondet deler personopplysninger med andre tredjeparter. Den registrertes rett til innsyn kan være begrenset av annen lovgivning, beskyttelse av andres personvern og hensynet til Folketrygdfondets virksomhet.

Folketrygdfondet har en plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den journalførte korrespondansen med mindre dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

b)    Rett til å motsette seg behandling av egne personopplysninger

Registrerte har under visse omstendigheter rett til å motsette seg behandling av egne personopplysninger. Dette er blant annet tilfelle når grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er Folketrygdfondets berettigede interesse og den registrerte påberoper seg at Folketrygdfondets berettigede interesse ikke veier tyngre enn den registrertes berettigede interesse.

c)    Rett til retting av egne personopplysninger

Dersom en personopplysning er feil eller ufullstendig, kan den registrerte be om retting eller om å få gi utfyllende personopplysninger og tilleggsinformasjon. Behandlingen av personopplysningene vil være begrenset til lagring inntil det kan bekreftes at personopplysningene er korrekte.

d)    Rett til sletting («retten til å bli glemt»)

Den registrerte har rett til å få egne personopplysninger slettet dersom disse ikke lenger er nødvendige for formålene de ble innhentet for.

e)    Tilbaketrekking av samtykke

Dersom samtykke er det rettslige grunnlaget for en behandling, kan den registrerte når som helst trekke samtykket tilbake. Behandlingen vil da avsluttes, medmindre Folketrygdfondet er lovpålagt å behandle disse.

Endringer i personvernerklæringen:

Personvernerklæringen oppdateres løpende og dersom eventuelle endringer får store konsekvenser for de registrerte, vil Folketrygdfondet gjøre det som er rimelig for å gjøre oppmerksom på dette.

Kontaktinformasjon og hvordan den registrerte kan klage:

Folketrygdfondet kan kontaktes på sentralbordnummer 23 11 72 00  eller på epost folketrygdfondet@ftf.no med spørsmål om personvernrettigheter, behandling av personopplysninger eller klager.

Eventuelle klager kan også sendes til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, e-post:  arkiv@datatilsynet.no